Präsenzregeln bremsen Unternehmen aus – Vertrauen wird zur neuen Leistungsfrage

Verfügbarkeit gilt noch als Leistungsbeweis – obwohl Arbeit längst verteilt und digital organisiert ist. Aus dieser
Schieflage entstehen oft Fehlentscheidungen auf Führungsebene. „Hybrides Arbeiten ist kein Bonus mehr, sondern eine Grundvoraussetzung“, sagt Jean Bays. Als Chief People Officer beim
Collaboration-Anbieter Neat verantwortet sie Führung und Zusammenarbeit in verteilten Organisationen. Im Gespräch wird deutlich, warum Präsenzregeln trügen, wo hybride Modelle scheitern und weshalb
Vertrauen heute über Leistungsfähigkeit entscheidet.

Wer sind Sie und was machen Sie?

Mein Name ist Jean Bays. Seit 2022 bin ich als Chief People Officer bei Neat tätig. Neat entwickelt intuitive Geräte und Videolösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, hybride Zusammenarbeit effektiv zu organisieren.
In meiner Rolle gestalte ich die strategischen Rahmenbedingungen für Führung, Kultur und Kooperation in verteilten Teams.

Welche größten Fehler machen deutsche Unternehmen weiterhin bei hybriden Arbeitsmodellen – und wie schaden diese der
Leistungsfähigkeit?

Einer der größten Fehler ist das starre Festhalten an einem „Office-first“-Denken. Viele Unternehmen schreiben
Präsenzzeiten vor, ohne zu prüfen, ob das Büro für die jeweilige Aufgabe überhaupt produktiv ist. Das führt zu Reibungsverlusten, Ineffizienzen und sinkender Mitarbeiterbindung.

Hybrides Arbeiten ist kein Bonus mehr, sondern eine Grundvoraussetzung. Bei Neat sehen wir täglich, welchen Unterschied
flexible Tools und durchdachte Arbeitsumgebungen machen. Unsere Teams nutzen bewusst eine Kombination aus kollaborativen Büroflächen und digitalen Tools. So können Mitarbeitende selbst entscheiden,
wann und wo sie am besten arbeiten. Unternehmen, die das ignorieren, riskieren nicht nur den Verlust von Talenten, sondern auch geringere Leistungsfähigkeit, weil ihre Regeln und Räume nicht mehr
zur Realität der Arbeit passen.

Aus unternehmerischer Sicht: Was entscheidet wirklich darüber, ob ein hybrides Modell erfolgreich ist?

Hybride Modelle funktionieren dann, wenn sie als strategische Entscheidung verstanden werden – nicht als Zusatzleistung.
Erfolg basiert auf Klarheit: definierte Rollen, klare Zeiten für die Zusammenarbeit, ergebnisorientierte Ziele und verlässliche Tools. Der Arbeitsort ist dabei zweitrangig.

Wir gestalten unsere hybriden Arbeitsmodelle bewusst so, dass sie sowohl konzentriertes Arbeiten als auch gemeinsame
Arbeitsphasen ermöglichen. Der Fokus liegt auf Resultaten, nicht auf Anwesenheit. Genau das sorgt dafür, dass hybride Arbeit Produktivität und Engagement steigert, statt Verwirrung zu
stiften.

Wie sieht ein wirklich hybrider Arbeitsplatz im Jahr 2026 aus – und wo sollten Unternehmen zuerst
investieren?

Ein moderner Arbeitsplatz verbindet Technologie, Raum und Unternehmenskultur – wobei die Kultur das Fundament bildet.
Hybrides Arbeiten funktioniert nur auf Basis von Vertrauen. Führungskräfte müssen verstehen, dass Kommunikation, Abstimmung und Motivation in verteilten Teams anders funktionieren. Es geht darum,
nach Ergebnissen zu führen, nicht nach Präsenz, und bewusst zu gestalten, wie Zusammenarbeit stattfindet.

Technologisch gesehen sollten Unternehmen in eine hochwertige Kollaborationsinfrastruktur investieren. Zuverlässige
Videosysteme, hochwertige Mikrofone und intuitive Tools sind essenziell, damit sich auch remote Teilnehmende gleichwertig eingebunden fühlen. Niemand sollte sich in einem Meeting wie ein
Teilnehmender zweiter Klasse fühlen, nur weil er oder sie remote zugeschaltet ist.

Der zweite Schwerpunkt liegt in der Gestaltung der Büros selbst. Diese sollten das ermöglichen, was zu Hause schwer
umzusetzen ist: informelle Begegnungen, Mentoring und spontane Zusammenarbeit. Bei Neat kombinieren wir Fokuszonen, Kollaborationsbereiche und soziale Flächen mit Technologie, die Präsenz- und
Remote-Teilnahme auf Augenhöhe ermöglicht. Wenn Raum, Technik und Führungsstil zusammenpassen, wird hybrides Arbeiten vom Kompromiss zum echten Wettbewerbsvorteil.

Wir sind offen dafür, kontinuierlich zu beobachten und zu analysieren, was in der Praxis funktioniert – beispielsweise die
optimale Anzahl und Nutzung von großen und kleinen Meetingräumen. Wir sind jederzeit bereit, die Infrastruktur anzupassen, basierend darauf, welche Elemente nicht funktionieren oder welche in
höherem oder geringerem Maße benötigt werden.

Warum ist Burnout in hybriden Teams ein unternehmerisches Risiko, und wie können Führungskräfte gegensteuern, ohne
Kontrolle zu verlieren?

Burnout ist kein individuelles Problem, sondern hat direkte Auswirkungen auf Produktivität, Mitarbeiterbindung und
Engagement. In hybriden Arbeitsumgebungen verschwimmen die Grenzen schneller, da Erwartungen an Verfügbarkeit, Erreichbarkeit und Kommunikationswege nicht immer klar definiert sind. Führungskräfte
können gegensteuern, indem sie frühzeitig Warnsignale erkennen, Phasen konzentrierter Arbeit schützen und Flexibilität ermöglichen. Konkrete Maßnahmen wie feste „meetingfreie“ Zeitfenster oder
regelmäßige Check-ins helfen, die Belastung zu reduzieren und gleichzeitig die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele sicherzustellen.

Wir legen großen Wert darauf, dass in den Teams Achtsamkeit und Respekt herrschen. Das äußert sich im Umgang mit den
Arbeitszeiten, Zeitzonen und Feiertagen der Kolleginnen und Kollegen. Eine hervorragende Möglichkeit, dies umzusetzen, sind zeitversetzte Nachrichten in verschiedenen Tools. So wird die Nachricht
erst zugestellt, wenn der Arbeitstag der Empfängerin oder des Empfängers beginnt, ist aber gleichzeitig beim Sender „vom Tisch“.

Zeitmanagement-Trainings sind sehr erfolgreich und tragen dazu bei, dass unsere Mitarbeitenden lernen, den Arbeitstag auch
im Homeoffice bewusst zu beenden. Diese Disziplin ist für viele schwer umzusetzen, wenn das Büro direkt nebenan oder sogar auf dem Küchentisch ist. Das Ziel ist, die Arbeit abzuschließen,
durchzuatmen und einen Feierabend ohne Arbeitsbezug zu gestalten.

Wie kann Künstliche Intelligenz die Produktivität hybrider Organisationen realistisch steigern – und wo drohen
Fehlentwicklungen?

KI kann die Produktivität deutlich erhöhen, indem sie Routineaufgaben übernimmt, beispielsweise bei der Terminplanung, der
Erstellung von Meeting-Zusammenfassungen oder der Nachbereitung von Aufgaben. Dadurch gewinnen Mitarbeitende wertvolle Zeit für höherwertige, schöpferische Tätigkeiten.

Problematisch wird es, wenn der Eindruck entsteht, KI würde zur Überwachung oder Leistungsbewertung eingesetzt. Deshalb
empfehle ich einen klar menschenzentrierten Ansatz: KI sollte die Zusammenarbeit unterstützen, nicht als Kontrollinstrument dienen. Transparenz und gezielte Schulung sind entscheidend.
Mitarbeitende müssen verstehen, welche Aufgaben die KI übernimmt, wie sie implementiert wird und in welchen Bereichen menschliches Urteilsvermögen unverzichtbar bleibt.

Wenn HR-Verantwortliche sich auf eine zentrale Fähigkeit oder Haltung konzentrieren müssten, um ihre Organisation
zukunftsfähig zu machen – welche wäre das?

Vertrauensbasierte Führung ist der entscheidende Hebel. In hybriden Arbeitsmodellen ist Anwesenheit kein Maßstab für
Leistung. Relevant sind Ergebnisse. Organisationen, die Führungskräfte befähigen, verteilte Teams wirksam zu führen, Verantwortung zu übertragen und Autonomie zu fördern, sichern sich langfristig
Leistungsfähigkeit und binden Talente – auch in Phasen des Wandels.

Bei Neat hat dieser Fokus auf Vertrauen eine Kultur etabliert, in der sich Mitarbeitende verantwortlich und gleichzeitig
optimal unterstützt fühlen. Zusammenarbeit entsteht organisch, ohne übermäßige Kontrollmechanismen. Meine klare Empfehlung lautet daher: Führungskräfte gezielt schulen, ergebnisorientiert führen,
Leistung an Resultaten messen und konsistent kommunizieren. Das schafft das Fundament für eine tragfähige Vertrauenskultur und somit für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Der wichtigste Ansatz für mich persönlich ist nach wie vor: „Walk the shop floor“. Wir müssen mehr denn je Fragen stellen,
aktiv zuhören, lernen, unterstützen und wirklich verstehen, wie unsere Teams am besten arbeiten und gemeinsam Erfolge erzielen können.