Effiziente Meetings: So vermeiden Sie Zeitverschwendung und erreichen Ihre Ziele

Produktivitätsverlust durch unnötige Meetings

In vielen Unternehmen wird in Sachen Meetings an schlechten Routinen festgehalten. Viele der Angestellten mögen daher keine Meetings. Dies zeigen mehrere Mitarbeiterumfragen, wie zum Beispiel eine Umfrage unter den Mitarbeitern von Igloo Software. Hier fanden 47 Prozent der Befragten Meetings im Allgemeinen unproduktiv, wie das auf Projektmanagement spezialisierte Unternehmen Asana in einem Beitrag berichtet. Demnach zählt die Zeit, die durch ineffiziente Meetings verschwendet wird, zu den größten Hindernissen für die Produktivität. Entsprechend wichtig ist es, sich darauf zu konzentrieren, wie unproduktive Meetings modifiziert werden können, damit der Zeitverschwendung ein Ende gesetzt wird.

Bestehende Strukturen durchbrechen

Wie die Deutsche Presseagentur in einem Beitrag berichtet, können laut der Trainerin und Beraterin für Teamentwicklung Teresa Stockmeyer verschiedene Maßnahmen helfen, um bestehende Meetingstrukturen zu modifizieren. Ihr zufolge sei es besonders wichtig, bestehende Strukturen anzupassen und zu optimieren. Unter anderem sollten das Ziel und die Agenda eines Meetings vorab festgelegt und kommuniziert werden, die Teilnehmerzahl beschränkt sein und ein Moderator durch das Meeting leiten. Mithin biete es sich Asana zufolge an, verschiedene Meetingvarianten bedarfsgerecht zu nutzen. So seien persönliche oder Video-Meetings für komplexe Themen und Brainstorming-Sitzungen am besten geeignet, während für kurze Statusberichte ein 15-minütiges Stand-up-Meeting oder eine kurze Abstimmung meist völlig ausreichen.

Außerdem rät Stockmeyer, Meetings, die sich unproduktiv und sinnlos anfühlen, nicht einfach auszuhalten. Vielmehr sollte man dies aktiv ansprechen und Feedback einholen, ob es den anderen auch so geht. Mithin könne man vor Meetings nachfragen, welcher Beitrag oder welche Expertise erwartet wird. Nach jedem Meeting sollte der Expertin zufolge eine schnelle Bewertung erfolgen, um zu lernen, was gut funktioniert und was verbessert werden kann.

Eine radikalere Vorgehensweise biete das Experiment „Kill all meetings“. Hierbei werden für zwei Wochen sämtliche Meetings aus dem eigenen Kalender und gegebenenfalls auch dem Teamkalender gestrichen. Laut Stockmeyer merke man dadurch schnell, an welchen Stellen kein Austausch erforderlich ist und wo dieser fehlt. Auch ein Gedankenexperiment kann helfen, um sinnlose Meetings zu identifizieren. Hierzu solle man sich folgende Ausgangsfragen stellen: „Welche Meetings oder Zusammenfassungen würde ich benötigen, wenn ich aus einem dreiwöchigen Urlaub an meinen Arbeitsplatz zurückkehre?“ bzw. „Auf welche Meeting-Teilnahmen und -zusammenfassungen kann ich drei Wochen verzichten und bin auch nach meiner Abwesenheit noch arbeitsfähig?“

Laut dem Beitrag von Asana, sei es generell sinnvoll einen Wochentag ohne Meetings einzuführen, um sich voll und ganz der Bewältigung komplexer Probleme und wichtiger Projekte zu widmen. Wenn nötig, können täglich auch bestimmte Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten im Kalender freigehalten werden.

Gründe warum an unnötigen Meetings festgehalten wird

Die Gründe, warum an unnötigen Meetings festgehalten wird, hängen laut Stockmeyer häufig mit verdeckten, teils unbewussten Zielen von Meetings zusammen. So kann es sein, dass Meetings insgeheim dem sozialen Austausch oder auch der Statuspräsentation und Selbstdarstellung dienen, anstatt geschäftliche Dinge zu thematisieren. Oder aber, das Meeting soll vermeintlich Struktur in den Arbeitstag bringen, sowie die Zugehörigkeit und Motivation stärken. Oft tritt jedoch das Gegenteil des gewünschten Effekts ein: Statt Arbeitstage zu strukturieren, werden sie durch ständige Meetings fragmentiert – „besonders wenn Meetings schlecht getimt sind oder zu häufig stattfinden“, so Stockmeyer. Dadurch entsteht oft das Gefühl sinnloser Meetings, insbesondere wenn Personen eingeladen werden, die wenig zum tatsächlichen Thema beitragen können – nur um dem Bedürfnis gerecht zu werden, jeden in Meetings einzubeziehen oder niemanden auszuschließen, erklärt die Teamberaterin.

 

Redaktion