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Die meisten Kalender sind mit Einladungen zu Meetings überfüllt. Dadurch leidet nicht nur die Produktivität, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit.
Produktivitätsverlust durch unnötige Meetings
In vielen Unternehmen wird in Sachen Meetings an schlechten Routinen festgehalten. Viele der Angestellten mögen daher keine Meetings. Dies zeigen mehrere Mitarbeiterumfragen, wie zum Beispiel eine Umfrage unter den Mitarbeitern von Igloo Software. Hier fanden 47 Prozent der Befragten Meetings im Allgemeinen unproduktiv, wie das auf Projektmanagement spezialisierte Unternehmen Asana in einem Beitrag berichtet. Demnach zählt die Zeit, die durch ineffiziente Meetings verschwendet wird, zu den größten Hindernissen für die Produktivität. Entsprechend wichtig ist es, sich darauf zu konzentrieren, wie unproduktive Meetings modifiziert werden können, damit der Zeitverschwendung ein Ende gesetzt wird.
Bestehende Strukturen durchbrechen
Wie die Deutsche Presseagentur in einem Beitrag berichtet, können laut der Trainerin und Beraterin für Teamentwicklung Teresa Stockmeyer verschiedene Maßnahmen helfen, um bestehende Meetingstrukturen zu modifizieren. Ihr zufolge sei es besonders wichtig, bestehende Strukturen anzupassen und zu optimieren. Unter anderem sollten das Ziel und die Agenda eines Meetings vorab festgelegt und kommuniziert werden, die Teilnehmerzahl beschränkt sein und ein Moderator durch das Meeting leiten. Mithin biete es sich Asana zufolge an, verschiedene Meetingvarianten bedarfsgerecht zu nutzen. So seien persönliche oder Video-Meetings für komplexe Themen und Brainstorming-Sitzungen am besten geeignet, während für kurze Statusberichte ein 15-minütiges Stand-up-Meeting oder eine kurze Abstimmung meist völlig ausreichen.
Außerdem rät Stockmeyer, Meetings, die sich unproduktiv und sinnlos anfühlen, nicht einfach auszuhalten. Vielmehr sollte man dies aktiv ansprechen und Feedback einholen, ob es den anderen auch so geht. Mithin könne man vor Meetings nachfragen, welcher Beitrag oder welche Expertise erwartet wird. Nach jedem Meeting sollte der Expertin zufolge eine schnelle Bewertung erfolgen, um zu lernen, was gut funktioniert und was verbessert werden kann.
Eine radikalere Vorgehensweise biete das Experiment „Kill all meetings“. Hierbei werden für zwei Wochen sämtliche Meetings aus dem eigenen Kalender und gegebenenfalls auch dem Teamkalender gestrichen. Laut Stockmeyer merke man dadurch schnell, an welchen Stellen kein Austausch erforderlich ist und wo dieser fehlt. Auch ein Gedankenexperiment kann helfen, um sinnlose Meetings zu identifizieren. Hierzu solle man sich folgende Ausgangsfragen stellen: „Welche Meetings oder Zusammenfassungen würde ich benötigen, wenn ich aus einem dreiwöchigen Urlaub an meinen Arbeitsplatz zurückkehre?“ bzw. „Auf welche Meeting-Teilnahmen und -zusammenfassungen kann ich drei Wochen verzichten und bin auch nach meiner Abwesenheit noch arbeitsfähig?“
Laut dem Beitrag von Asana, sei es generell sinnvoll einen Wochentag ohne Meetings einzuführen, um sich voll und ganz der Bewältigung komplexer Probleme und wichtiger Projekte zu widmen. Wenn nötig, können täglich auch bestimmte Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten im Kalender freigehalten werden.
Gründe warum an unnötigen Meetings festgehalten wird
Die Gründe, warum an unnötigen Meetings festgehalten wird, hängen laut Stockmeyer häufig mit verdeckten, teils unbewussten Zielen von Meetings zusammen. So kann es sein, dass Meetings insgeheim dem sozialen Austausch oder auch der Statuspräsentation und Selbstdarstellung dienen, anstatt geschäftliche Dinge zu thematisieren. Oder aber, das Meeting soll vermeintlich Struktur in den Arbeitstag bringen, sowie die Zugehörigkeit und Motivation stärken. Oft tritt jedoch das Gegenteil des gewünschten Effekts ein: Statt Arbeitstage zu strukturieren, werden sie durch ständige Meetings fragmentiert – „besonders wenn Meetings schlecht getimt sind oder zu häufig stattfinden“, so Stockmeyer. Dadurch entsteht oft das Gefühl sinnloser Meetings, insbesondere wenn Personen eingeladen werden, die wenig zum tatsächlichen Thema beitragen können – nur um dem Bedürfnis gerecht zu werden, jeden in Meetings einzubeziehen oder niemanden auszuschließen, erklärt die Teamberaterin.
Redaktion
Bildquellen: Nuttapong punna / Shutterstock.com, Sirikarn Rinruesee / Shutterstock.com
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13 Kommentare
Ich habe in der Vergangenheit selbst an Meetings teilgenommen, die sich wie reine Zeitverschwendung angefühlt haben. Die Frage, auf welche Meetings man drei Wochen verzichten kann, ist ein guter Ansatz, um diese zu identifizieren.
Teresa Stockmeyers Vorschlag, vor Meetings nachzufragen, welcher Beitrag erwartet wird, finde ich sehr wertvoll. Oftmals fühlt man sich als Teilnehmer unnötig, wenn man nicht weiß, was man einbringen soll.
Ich finde es gut, dass der Artikel nicht nur auf die Probleme hinweist, sondern auch konkrete Lösungsansätze bietet, wie z.B. die Begrenzung der Teilnehmerzahl und die klare Festlegung der Agenda.
Es ist interessant, dass die Artikel die Notwendigkeit betont, bestehende Meetingstrukturen anzupassen, anstatt sie einfach nur zu tolerieren. Das impliziert, dass viele Unternehmen ineffiziente Praktiken beibehalten.
Die Tatsache, dass Produktivitätsverlust durch ineffiziente Meetings als eines der größten Hindernisse für die Produktivität genannt wird, unterstreicht die Dringlichkeit des Problems. Welche konkreten Kosten entstehen Unternehmen durch diese Zeitverschwendung?
Die 47% der Igloo Software-Mitarbeiter, die Meetings als unproduktiv empfinden, sind eine alarmierende Zahl. Das deutet auf ein weit verbreitetes Problem in der Arbeitswelt hin, das dringend angegangen werden muss, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Das Experiment mit dem Streichen aller Meetings für zwei Wochen klingt radikal, aber potenziell aufschlussreich. Gibt es Studien, die die Ergebnisse solcher Experimente dokumentieren?
Ich habe von ähnlichen Experimenten gelesen, die zu einer überraschenden Entdeckung führten: Viele Aufgaben konnten problemlos per E-Mail oder Chat erledigt werden, ohne dass ein Meeting nötig war.
Ich frage mich, ob das „Kill all meetings“-Experiment wirklich für jedes Unternehmen geeignet ist. Könnte es nicht zu Informationsverlusten führen, besonders in Projekten, die eine enge Abstimmung erfordern?
Die Unterscheidung zwischen persönlichen/Video-Meetings für komplexe Themen und kurzen Stand-up-Meetings für Statusberichte, wie von Asana vorgeschlagen, erscheint logisch. Wird diese einfache Anpassung oft übersehen?
Die Idee, sich vorzustellen, was man nach dreiwöchigem Urlaub benötigt, um wieder auf dem Laufenden zu sein, ist ein cleverer Weg, um unnötige Meetings zu identifizieren. Es zwingt einen, die tatsächliche Informationsbedürfnisse zu hinterfragen.
Absolut! Es ist oft so, dass Meetings stattfinden, weil ‚es immer so war‘, und nicht, weil sie wirklich notwendig sind.
Die schnelle Bewertung nach Meetings, die Stockmeyer empfiehlt, klingt nach einer guten Methode zur kontinuierlichen Verbesserung. Wird das in der Praxis oft umgesetzt oder bleibt es Theorie?